От того, что и как мы говорим, зависит, услышат ли нас. Как сформулировать свою мысль, как донести её до слушателя?
Ключевое сообщение – самая важная мысль, с которой человек останется после вашего выступления. Это то, что он унесёт с собой и что приведёт его к действию, самая суть. Это как подбирать ключик к запертой двери. Только ваша задача – подобрать нужный ключик к каждой конкретной ситуации коммуникации.
Чтобы найти правильный ключ, лучше всего использовать специальный инструмент – матрицу ключевых сообщений. Она состоит из пяти блоков и помогает формулировать чёткие, понятные, ёмкие сообщения.
Вот эти блоки: аудитория, интересы, цель, сообщение, форма.
Для удобства работы вы можете создать таблицу и разместить названия блоков в «шапке», а поля таблицы наполнять соответствующей информацией. Это поможет вам сформулировать ключевое сообщение для разных целевых аудиторий и сделать коммуникацию эффективнее.
Разберём каждый блок по очереди и посмотрим, как всё работает на практике.
Аудитория
Это те самые люди, с которыми предстоит говорить. Чем больше информации о них вам удалось добыть, тем лучше. Важны пол, возраст, образование, семейное положение, должность, статус и многое другое – черты характера, позиция по тем или иным вопросам тоже могут пригодиться. Чем детальнее вы сможете разложить по сегментам аудиторию, тем точнее сформулируете своё ключевое сообщение
Вы можете сгруппировать представителей аудитории, опираясь на понятные критерии, например такие: социальный статус, позицию в компании, профессиональные интересы.
Интересы и «боли»
Это то, что является важной частью мира аудитории, заставляет её действовать определённым образом.
Как выделить интересы? Вот опорные вопросы.
- Что важно для аудитории?
- Почему ей нужно вас услышать?
- В чём польза и ценность того, что вы говорите?
Как сформулировать «боль»? Ответьте на следующие вопросы.
- Мотив аудитории – чего хотят эти люди?
- Барьеры аудитории – чего они боятся, что им мешает, чего им не хочется?
Ответив на эти вопросы, постарайтесь выполнить эти шаги:
- Сформулируйте мотив аудитории: они хотят….
- Опишите барьеры аудитории (что мешает получить желаемое): они хотят…, но им мешает/они боятся/им не хочется…
Ответы позволят полнее представить себе мир аудитории и при составлении сообщения найти те формулировки, которые будут бить прямо в цель.
Цель
Главный вопрос: что должны сделать люди после коммуникации с вами? Ответ должен быть конкретным и реалистичным.
Теперь когда у вас есть реалистичные цели, то можно переходить к тому, что и как говорить аудитории.
Сообщение
Чтобы достичь цели в коммуникации, спросите себя: что должна запомнить аудитория? Что она вынесет из общения с вами?
Хорошее ключевое сообщение всегда связано с тем, что волнует слушателей. Коллег, подчинённых, партнёров – всех, с кем вы говорите. Ваше сообщение должно отвечать на их потребность, помогать решить проблему или преодолеть барьер.
Теперь вы знаете, кому и что нужно рассказать. Но вот вопрос: как именно вы им всё это презентуете? Пора выбирать!
Форма
Форма – это то, с помощью чего вы донесёте сообщение до аудитории. Это может быть устная история, телефонный звонок, презентация, инфографика, статья, электронное письмо, графики, таблицы и так далее.
Вы познакомились со всеми элементами матрицы ключевых сообщений. Последовательно пройдя через все этапы, вы сформулируете ключевое сообщение и выберете нужную форму коммуникации – удобную для собеседников и эффективную с точки зрения вашей цели.
Соберём в одну таблицу все блоки матрицы вместе с вопросами, которые помогут наполнить её содержанием.
Теперь, когда вы знаете, как использовать матрицу ключевых сообщений, вы можете применять её в разных ситуациях. В реальных условиях профессиональной коммуникации люди часто адаптируют матрицу под себя.
Чтобы было от чего оттолкнуться, вот пара идей, как использовать её в разных контекстах.
- В переговорах матрица может помочь не только на этапе подготовки. Структурируя информацию, можно узнать о своей аудитории что-то совершенно новое. Возможно, не все из этих новых идей пригодятся в текущей коммуникации, но их можно копить и использовать в дальнейшем взаимодействии. Так с матрицей зачастую работают клиентские менеджеры: она служит «портфолио», в котором собираются разные запросы клиента. Не сегодня, так в следующий раз эта информация поможет предложить клиенту очередной проект.
- В групповых обсуждениях команда может использовать матрицу ключевых сообщений, чтобы структурировать обсуждение. Например, если вам необходимо принять сложное решение, в котором надо учесть много разных интересов, участники вашей команды могут заполнить матрицу на самих себя. Тогда вы увидите более прозрачно: интересы разных сторон и ответы, которые устроят эти стороны.
Анализируя аудиторию с помощью матрицы ключевых сообщений, вы структурируете свои размышления и проверяете, соответствуют ли они интересам аудитории. Такая работа повысит вероятность, что результат коммуникации будет положительным.
